Surat Izin Umroh ASN dan TNI: Panduan Lengkap

Kenapa ASN dan TNI Perlu Surat Izin?

Bagi ASN (Aparatur Sipil Negara) dan anggota TNI/Polri yang ingin menunaikan umroh, ada satu syarat tambahan yang harus dipenuhi: Surat Izin Resmi.

Kenapa harus ada izin? Karena sebagai abdi negara, ASN dan TNI memiliki tugas dan tanggung jawab yang tidak bisa ditinggalkan begitu saja. Surat izin memastikan bahwa keberangkatan umroh tidak mengganggu tugas kedinasan dan mendapat restu dari instansi.

Tanpa surat izin yang sah, visa umroh bisa ditolak.

Dasar Hukum Surat Izin Umroh

Untuk ASN:

Kewajiban surat izin diatur dalam beberapa regulasi:

Peraturan Pemerintah tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil
Surat Edaran Kementerian PAN-RB
Peraturan internal masing-masing instansi

Untuk TNI/Polri:

Peraturan internal TNI/Polri tentang izin bepergian ke luar negeri
Instruksi Panglima TNI/Kapolri
Kebijakan komando masing-masing kesatuan

Prinsipnya sama: setiap keberangkatan ke luar negeri harus seizin atasan langsung dan pejabat yang berwenang.

Siapa yang Wajib Mengurus Surat Izin?

Wajib:

Semua PNS (Pegawai Negeri Sipil)
PPPK (Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja)
Anggota TNI (semua tingkatan)
Anggota Polri (semua tingkatan)
Pejabat negara yang masih aktif

Tidak wajib (tapi tetap perlu izin atasan):

PNS yang sudah pensiun (cukup fotokopi SK Pensiun)
Pensiunan TNI/Polri (cukup fotokopi SK Pensiun)
Pegawai swasta

Jenis Surat Izin yang Dibutuhkan

1. Surat Izin Cuti

Dokumen utama yang menyatakan bahwa pegawai mendapat izin cuti untuk keperluan ibadah umroh.

Isi minimal:

Identitas lengkap pegawai (nama, NIP, pangkat/golongan)
Jenis cuti: Cuti Tahunan atau Cuti di Luar Tanggungan Negara
Periode cuti (tanggal mulai dan selesai)
Tujuan: Ibadah Umroh ke Arab Saudi
Tanda tangan dan cap instansi
Disetujui oleh pejabat yang berwenang (minimal Eselon III)

2. Surat Izin Keluar Negeri

Khusus untuk keberangkatan ke luar negeri, beberapa instansi mensyaratkan izin keluar negeri tersendiri.

Isi minimal:

Identitas pegawai
Negara tujuan: Arab Saudi
Keperluan: Ibadah Umroh
Durasi perjalanan
Persetujuan atasan
Jaminan tidak akan mengganggu tugas kedinasan

3. Surat Keterangan dari Instansi (Khusus TNI/Polri)

Untuk TNI/Polri, ada format khusus yang harus diikuti sesuai aturan internal masing-masing kesatuan.

Tambahan untuk TNI/Polri:

Surat Pengantar dari Komandan Satuan
Izin dari Danrem/Kapolres atau setingkat
Untuk perwira tinggi: izin dari jajaran lebih tinggi
Surat jaminan tidak membawa identitas dinas

Prosedur Pengurusan Surat Izin

Langkah 1: Persiapan Dokumen Pendukung

Sebelum mengajukan izin, siapkan:

Fotokopi KTP dan KK
Fotokopi SK Pengangkatan/SK Terakhir
Jadwal keberangkatan umroh (dari travel)
Surat undangan/konfirmasi dari travel (jika diminta)
Slip gaji terakhir (kadang diminta)

Langkah 2: Mengajukan Permohonan

Buat surat permohonan izin cuti dan izin keluar negeri
Ajukan ke bagian kepegawaian/SDM instansi
Isi formulir yang disediakan (jika ada)
Serahkan dokumen pendukung

Langkah 3: Proses Persetujuan

Waktu proses bervariasi:

Instansi kecil: 3-7 hari kerja
Instansi besar: 7-14 hari kerja
TNI/Polri: 7-21 hari kerja (tergantung tingkat persetujuan)

Tips: Ajukan minimal 1 bulan sebelum keberangkatan untuk antisipasi.

Langkah 4: Pengambilan Surat Izin

Setelah disetujui:

Ambil surat asli di bagian kepegawaian
Cek kelengkapan: tanda tangan, cap instansi, tanggal
Minta beberapa fotokopi yang dilegalisir
Simpan baik-baik sampai visa selesai

Tips Mengurus Surat Izin dengan Lancar

1. Ajukan Jauh-Jauh Hari

Jangan tunggu sampai mepet. Minimal 1-2 bulan sebelum keberangkatan sudah mulai urus izin.

2. Koordinasi dengan Atasan

Bicarakan rencana umroh dengan atasan langsung terlebih dahulu. Pastikan tidak bertabrakan dengan agenda penting instansi.

3. Pilih Waktu yang Tepat

Hindari periode:

Tutup tahun (banyak laporan)
Awal tahun (banyak program baru)
Saat ada kegiatan besar instansi
Bulan puasa dan lebaran (cuti banyak yang mengajukan)

4. Lengkapi Dokumen dengan Benar

Pastikan semua dokumen lengkap dan sesuai format. Dokumen tidak lengkap akan ditolak atau dikembalikan.

5. Pahami Kebijakan Instansi

Setiap instansi punya kebijakan berbeda. Pelajari aturan internal tentang cuti dan izin keluar negeri.

6. Siapkan Surat Pengganti Tugas

Beberapa instansi mensyaratkan ada pegawai yang menggantikan tugas selama cuti. Siapkan surat penunjukan pengganti.

Kendala Umum dan Solusinya

Kendala 1: Atasan Tidak Menyetujui

Solusi:

Komunikasikan dengan baik alasan dan pentingnya umroh
Tawarkan untuk menyelesaikan pekerjaan mendesak sebelum berangkat
Pilih waktu yang tidak bentrok dengan agenda penting
Jika tetap ditolak, minta penjelasan dan ajukan di waktu lain

Kendala 2: Proses Lama

Solusi:

Follow up secara sopan ke bagian kepegawaian
Tanyakan sudah sampai mana prosesnya
Koordinasi dengan travel untuk menunda keberangkatan jika perlu

Kendala 3: Dokumen Tidak Lengkap

Solusi:

Tanyakan detail dokumen apa saja yang kurang
Lengkapi segera dan ajukan ulang
Simpan checklist dokumen untuk next time

Kendala 4: Surat Ditolak

Solusi:

Minta alasan penolakan secara tertulis
Perbaiki kekurangan yang menjadi alasan penolakan
Ajukan kembali setelah diperbaiki
Jika masih ditolak, konsultasikan dengan atasan yang lebih tinggi

Peran Travel dalam Membantu Pengurusan

Di Alqomar Travel, kami memahami bahwa pengurusan surat izin bisa membingungkan, terutama bagi yang baru pertama kali. Kami siap membantu:

Bantuan yang Kami Berikan:

Konsultasi tentang dokumen apa saja yang dibutuhkan
Menyediakan template surat permohonan
Membuat surat konfirmasi keberangkatan untuk dilampirkan
Membantu menyesuaikan jadwal jika proses izin memakan waktu
Memberikan advice berdasarkan pengalaman jamaah sebelumnya

Yang Tidak Bisa Kami Lakukan:

Mengurus langsung ke instansi Anda (harus Anda yang urus)
Menjamin persetujuan dari atasan (keputusan di tangan instansi)
Membuat surat izin palsu (ini ilegal dan berbahaya)

Checklist Sebelum Berangkat

✅ Surat izin cuti sudah ditandatangani pejabat berwenang
✅ Surat izin keluar negeri sudah lengkap dengan cap instansi
✅ Fotokopi dilegalisir minimal 3 rangkap
✅ Scan digital disimpan di email dan cloud
✅ SK Pensiun (jika sudah pensiun) sudah difotokopi
✅ Koordinasi dengan pengganti tugas sudah clear
✅ Atasan sudah tahu jadwal keberangkatan dan kepulangan

Penutup: Izin adalah Berkah

Mengurus surat izin mungkin terasa ribet, tapi ini adalah bagian dari proses yang harus dilalui dengan ikhlas. Izin dari atasan adalah salah satu bentuk restu, dan restu adalah berkah.

Berangkat umroh dengan izin yang lengkap dan restu atasan akan membuat perjalanan lebih tenang dan khusyuk. Sebaliknya, berangkat tanpa izin yang sah bisa berakibat masalah di kemudian hari.

Alqomar Travel siap membantu Anda dalam setiap tahap persiapan, termasuk memberikan panduan lengkap pengurusan surat izin.

📱 Hubungi Kami: 0816-990-987

Alqomar Travel - Partner Terpercaya Umroh ASN dan TNI